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东莞饭堂承包公司如何砍掉多余成本,狠抓采购管理!


东莞饭堂承包公司如何砍掉多余成本

一、加强采购的原材料管理

加强餐饮业的原材料管理,是提高餐饮经济效益的主要目的之一。餐饮业在保证服务质量的前提下,加强采购管理,有利于降低餐饮原料成本,是提高产品质量,获得丰厚利润的重要环节。

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1. 切莫忽视原材料管理

为做好原料的购进工作和生产出质量稳定的菜品,必须使用质量稳定的原料,这需要制定 “标准采购规格”,其内容包括原料的名称、部位、产地、等级、外观、色泽、新鲜度。还要制定“标准采购规格”,能迫使管理人员根据菜单预先确定各种原料的质量要求,使菜品原料的采购质量得以保证,避免因采购不稳定而引起产品质量下降。该标准也可作为验收的质量标准依据,以便严格控制原料的质量。

标准采购规格是根据菜单提供的菜品要求而编制的,使用固定菜单的餐厅,在一段时间内其产品相对稳定,原料的采购规格也相对稳定,如果菜单变化或市场条件发生变化,采购规格就应根据形势而调整,需修改或重新制定。确定标准规格是保证采购产品达到理想质量标准的一项重要措施。


2. 努力实现准时制采购

准时制采购也称为JIT采购法。是一种基于供应链管理思想的先进的采购管理模式。是准时制管理方式在采购中的应用和反映。按照JIT管理原理,一个餐饮企业中的所有活动只有当需要进行的时候才进行,即只有在需要的时候,按照所需要的数量、质量,提供所需要的产品和服务。因此,企业按照JIT采购就是只在需要的时候(既不提前,也不延迟),按需要的数量,将企业生产所需要的合格的原材料和外购件采购回来。


准时制采购具有以下的几点意义:

(1)可以大幅减少原材料与外购件的库存。

(2)可以保证原材料与外购件的质量。

(3)由于稳定的规模采购降低了原材料与外购件的价格。

比较因素传统采购准时采购

供应商选择采用较多的供应商,要协调关系,质量不容易稳定采用较少的供应商,关系稳定,质量较稳定

供应商评价合同履行能力合同履行能力、生产涉及能力、物料配送能力、产品研发能力等

交货方式由采购商安排,按合同交货由供应商安排,确保交货准时性

进货检查每次进货检查由于质量有保证,无需进货检查

信息交流信息不对称,容易暗箱操作双方高度共享准确实时信息,快速、可靠,易建立信任

采购批量与运输大批量采购,配送频率低、运输次数较少小批量采购,供应商配送频率高,运输次数多


二、与供应商做朋友

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1. 企业与供应商是共赢关系

供应商管理是供应链采购管理中一个很重要的问题,它在实现准时化采购中有很重要的作用。在物流与采购中提出客户关系管理并不是什么新概念,在传统的市场营销管理中早就提出了关系营销的思想。供应链环管理环境下的客户关系是一种战略性合作关系,提倡一种双赢(Win-Win)机制。从传统的非合作性竞争走向合作性竞争、合作与竞争并存是当今餐饮企业关系发展的一个趋势。


2、双赢关系对实施准时化采购的意义

从前面对准时化采购原理和方法的探讨中可以看到,供应商与制造商的合作关系对于准时化采购的实施是非常重要的,只有建立良好的供需合作关系,准时化策略才能得到彻底贯彻落实,并取得预期的效果。

从供应商的角度来说,如果不实施准时化采购,由于缺乏和制造商的合作,库存、交货批量都比较大,而且在质量、需求方面都无法获得有效的控制。通过建立准时化采购策略,把制造商的JIT思想扩展到供应商,加强了供需之间的联系与合作,在开放性的动态信息交互下,面对市场需求的变化,供应商能够做出快速反应,提高了供应商的应变能力。对制造商来说,通过和供应商建立合作关系,实施准时化采购,管理水平得到提高,制造过程与产品质量得到有效控制,成本降低了,制造的敏捷性与柔性增加了。


概括起来,双赢关系对于采购中供需双方的作用表现在:

(1)供应商方面

①增加对整个供应链业务活动的共同责任感和利益的分享;

②增加对未来需求的可预见性和可控能力,长期的合同关系使供应计划更加稳定;

③成功的客户有助于供应商的成功;

④高质量的产品增强了供应商的竞争力。

(2)制造商方面

①增加对采购业务的控制能力;

②通过长期的、有信任保证的订货合同保证了满足采购的要求;

③减少和消除了不必要的对进购产品的检查活动。

建立互惠互利的合同是巩固和发展供需合作关系的根本保证。互惠互利包括了双方的承诺、信任、持久性。信守诺言,是商业活动成功的一个重要原则,没有信任的供应商,或没有信任的采购客户都不可能产生长期的合作关系,即使建立起合作关系也是暂时的。持久性是保持合作关系的保证,没有长期的合作,双方就没有诚意做出更多的改进和付出。机会主义和短期行为对供需合作关系将产生极大的破坏作用。

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3. 如何选择供应商

(1)适当控制供应商数量

供应商的数量要少,为什么呢?数量越少,企业向供应商采购的量就会越大,而采购量越大,供应商与企业长期合作的可能性就越大。例如,如果你的采购量只占供应商生产量的1%,那他有可能与你长期合作吗?不可能。如果你的采购量占了他生产量的30%,甚至50%的时候,他肯定会求着与你长期合作。

(2)选择距离比较近的供应商

这样做,考虑的是运输成本和响应的时间。有时候企业急着要货,如果距离太远就很难控制到货时间,很可能会造成断料。所以,选择距离比较近的供应商会好一些。

另外,距离比较近,企业与供应商交流也比较方便。

(3)选人比选项目更重要

我们在选择供应商时,最重要的一点是对人的选择。

有一次,我在厦门参加一个风险投资的会议。大家都知道,风险投资家看中哪个项目就投资钱,以后如果项目做成功了,他们就赚钱,如果失败了,投资的钱也就打了水漂。所以,他们对项目的选择至关重要。

但是,那些风险投资家首先选的一般不是项目,而是人。如果你说你有项目,他们会先跟你谈。谈完以后,如果认为你这个人不错,他们才会问你的搭档、领导班子是什么情况。如果认为你的领导班子也不错,他们才会去看你的项目和产品。如果他们跟你谈过以后,觉得你这个人不行,跟你的领导班子谈,又觉得领导班子也不行,他们就不看产品了。为什么?因为再好的项目被差的人运作也会失败。

所以说,选人比选项目更重要。我们挑选供应商也一样,要与供应商的老板或者供应商的中高层干部谈谈,看看他们的经营理念怎么样。假如我们想共赢,而供应商成心想多捞油水,那合作就没有什么意义了。如果供应商也愿意跟我们共赢,我们就可以再考虑其他的因素。

有一家夫妻店,专门为周围的十几家工厂供应文具,小两口日子过得很滋润。小两口只追求一点点的利润,他们的价格是最便宜的。并且,他们从来不卖假货,例如他们从来不会卖像某些圆珠笔那样,写了两天就写不出来的差品质东西。

有品质保证,价格又优惠,工厂当然愿意找他们进货。虽然他们每次赚钱比较少,但他们是长期赚钱,固定供应十几家工厂,利润已经很可观了。

这种供应商就是心态比较好的供应商,不追求暴利,不欺诈厂家,希望与客户长期做生意。企业要找,就得找这种供应商。

另外,如果供应商是工厂,我们还要考虑其老板有没有不断降低成本的意愿,如果没有,以后他们的价格就降下不去,价格降不下去,对企业来说也没有好处。为什么这样说呢?如果企业压他们的价格,他们的质量就会差,如果不压价,价格又太高了。

总之,看人就是要看对方是要暴利的暂时生意,还是要稳定利润的长久生意。

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4. 如何与供应商保持长期合作

(1)先搞好企业内部管理

企业内部管理得好,供应商才会更加主动地配合企业。如果企业的内部管理一塌糊涂,供应商送货过来没有人收货,没有人检验,没有人签字,收了货该给钱又没有给钱,那么,是不会有供应商愿意和这样的企业长期合作的。

(2)与供应商签订长期合同协议

我之前所在的企业与供应商签订的便是长期合同协议,我们只需要把订单发过去,供应商就可以发货了。在价格上,我们和供应商都谈好了,并约定如果价格有变动,便通知对方。这样一来,我们就不用每一次都去讨价还价。有时候,我们急着生产,还可以打电话让供应商先发货,发了货以后我们再补手续过去。当然,我们所谓的手续,就是一个E?mail或者一个传真,只要确认一下就可以。这样,我们就省了中间的很多事务。

签订了长期的合同协议,就不用买一单订一单。我们发订单的时候,只需要较少的文字工作,一个订单只需要发所需型号过去就可以。

当然,每一批发货数量可能会有变动,但合同总数是固定的。这就是说,有可能1月份10万件、2月份12万件……每一次都可能有变动,但总体上是没有变动的。

(3)帮助供应商降低成本

以前,我们企业每年都会派人到供应商那儿去拜访。有个供应商在浙江,每年去拜访时,我们都要与其讨论一个问题:怎么降价。可能有人不懂我们为什么要帮助供应商降价,但我告诉各位,帮供应商降价,其实正是为了我们自己也能降低成本。例如,我们的零件进价是10元,供应商是用9元的成本做出来的,赚1元。那我们可以告诉供应商,明年我们给9?5元,但并不要他让利给我们,这样他就少赚钱了,而是我们要帮他把成本降到8?5元。降低成本以后,供应商不仅仅能赚我们企业的钱,更能赚其他企业的钱,因为他卖给别人可以仍然是10元。所以,谈论降价问题,对双方都好。

另外,成本降低了,供应商的竞争优势就更强了。所以,供应商碰到我们这种客户,对其自身发展也是很有帮助的。这样一来,我们和供应商的合作能不长久吗?


5. 如何保障品质管制的长期性

(1)与供应商建立战略伙伴关系

企业与供应商应该是相互发展、相互依存的,是共赢企业体。大家可能都知道供应链这个词,但是否真正理解这个词的内涵呢?如果上下游企业之间不是链接关系,而是互相讨价还价的关系,那就称不上供应链。正规的供应链应该是这样的:企业之间产品价格是透明的,产品从原材料到出货一共赚了多少钱大家都知道,然后大家讨论好一个分成比例,例如我要35%,你要35%,他要30%,然后按照这个比例拼命赚钱,赚了钱大家按比例分成。这样做有什么好处呢?各企业相当于是一个厂,无需再互相讨价还价,产品直接由这条生产线送到那条生产线。这才是真正的供应链。

当然,中国企业能够完全做到这一步吗?做不到。中国的企业老板很难这么做,即使把赚多少钱告诉了供应商,他也会留一手。但如果大家都留一手,所谓的供应链也就没有意义了。

中国企业要做到供应链这一步是比较难的,那怎么办呢?形成一个战略伙伴关系。战略伙伴关系就是企业与供应商之间有分歧,也有冲突,但是尽量寻求一些共同点,就像前面提到的文具供应商一样,追求稳定利润的长期合作。这种关系就是现在企业与供应商双赢的关系:不只考虑价格(因为这样就容易敌对,容易仇视),还要考虑合理的利润,你要赚钱,我也要赚钱,一定要互利。

很多企业表面说要努力实现双赢,但是心里却认为最好是我赢9,你赢1,这种态度与别人合作就是短期行为。李嘉诚为什么能够成为世界华人首富?因为他有很多绝招。比如,他说,我同你做生意,大家合作,本来可以55赢的,我李嘉诚只要4,把6给你。这样一来,谁不想与李嘉诚做生意?所以李嘉诚的生意越做越大,最后成为世界华人首富。

如果一个人在双赢观念上面放不开,不仅采购会出问题,而且企业的发展也会出问题。

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6. 供应商的激励机制

要保持长期的双赢关系,对供应商的激励是非常重要的,没有有效的激励机制,就不可能维持良好的供应关系。在激励机制的设计上,要体现公平、一致的原则。给予供应商价格折扣和柔性合同,以及采用赠送股权等,使供应商和制造商分享成功,同时也使供应商从合作中体会到双赢机制的好处。


7. 合理的供应商评价方法和手段

要实施供应商的激励机制,就必须对供应商的业绩进行评价,使供应商不断改进。没有合理的评价方法,就不可能对供应商的合作效果进行评价,将大大挫伤供应商的合作积极性和合作的稳定性。对供应商的评价要抓住主要指标或问题,比如交货质量是否改善了,提前期是否缩短了,交货的准时率是否提高了等。通过评价,把结果反馈给供应商,和供应商一起共同探讨问题产生的根源,并采取相应的措施予以改进。


三、坚持品质管理八原则

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第一,双方要了解对方的品管体系。企业要了解供应商,供应商也要了解企业,大家对检验的标准要一致。如果企业的检验方法与供应商的不一样,那就麻烦了。同样的道理,企业的检验方法也要与客户的一样。也就是说,要三者一致。

第二,双方各自保留一定的自主性,彼此尊重。

第三,双方一定要签订合同。亲兄弟明算账,企业对质量、产量、数量、价格、交期、付款等条件一定要事先有合同约定,避免双方发生纠纷。先小人后君子,一切清清楚楚。

第四,双方都应该履行自己的义务。供应商应该提供让企业感到满意的材料,并且在必要的时候提供数据。例如供应商要把检验数据提供给企业,如果企业认为他们的数据是客观的,企业就不用检验了。现在很多企业都要求供应商送货的时候附上检验单。当然,企业对检验的准确度还要进行考察,当确定其检验是客观的时候,就可以接收这批原材料了。要不然,供应商检查一遍,企业还要检查一遍,就是浪费了。

第五,双方要有对方认可的评价方法。不要双方评价不一样,供应商说很好,企业说很差,这时候就要吵架了。如果双方意见不一致,就要先协商,协商不行要事前规定由谁处理,去哪里处理。

第六,双方一定要站在对方的立场上交换品质管理方面的一些资料。也就是,企业是怎么控制品质的,供应商是怎么控制品质的,双方交换一下意见。

第七,对各项计划要有管理。对于订购、生产、库存计划及各事务的处理,都要有充分的管理。一般来说,企业都要求销售部门提供好的销售计划,而企业又是供应商的客户,那企业能不能给供应商提供一个短期计划呢?现在一些大工厂都会提前给供应商制订计划,例如现在是12月份,他们已经把明年的采购计划都提供给供应商了。但是,确切的订单什么时候确认呢?12月25日确定1月份的订单,1月25日确定2月份的订单,订单的数目与计划数目可以有一些变动,但是变动不能太大。

供应商有了这份计划表,他们的计划就会比较准确,成本也会比较低,价格上就可以做一些让步。所以,企业一定要给供应商做好供货计划。当然,这得首先企业自己要有计划,否则就没办法给供应商做计划。

第八,双方都要对产品的消费者负责,要为消费者的利益着想。

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四、杜绝采购人员的“灰色收入”

有些人工作很努力,业绩突出,但却疏忽了对个人职业品牌的打造,一不小心犯了某些禁忌,令之前的辛苦付出顷刻间毁于一旦。这样的事件在职场中屡见不鲜。而灰色收入正是职场中人不可避免的大忌。

1、采购人员的“灰色收入”危害大

对于采购管理,企业最头疼的事情就是采购人员的“灰色收入”。“灰色收入”到底严重到什么程度呢?我举两个案例。

案例一:广东一个小老板开了一家纸箱包装厂。有一天,他对我发牢骚说:“李老师,我不做老板做采购算了。”我问:“怎么了?”他说:“那个跨国公司有一个采购员,24岁的一个小女孩,来我们工厂采购包装纸箱。因为跨国公司很大,包装纸箱用量很大,那个小女孩就要我7%的回扣,而我的利润才5%,她赚得比我还多。我还要办厂,还要管理,我赚5%,她赚7%,你说做老板干什么?不如做采购算了。”

案例二:我曾经在一家企业负责供应管理,我们的采购做得很好。后来老板有一个朋友在广州某手机生产厂商那里拿到一个订单,要采购手机的所有包装材料。我老板的朋友又不懂采购,怎么办呢?他找到了我的老板。当时给到的单个整套包装费用是55元,老板就让我们去采购,后来我们28元就采购回来了。然后,我们就想办法把28元变成55元给了他们,多余的钱就被老板与他的那个朋友分了。老板这一个项目就多赚了二三十万元。

有时候老板对我说:“李总,别人都有回扣,我们就没有吗?不可能。”现在大家感觉采购没回扣反而不正常了。“灰色收入”已经严重到这种很过分的程度了。


2、如何杜绝采购人员的“灰色收入”

在消除采购人员的“灰色收入”上,我当时做了很多工作,现在我就把自己的方法告诉大家。可能有人会说,老板的亲戚就算有什么问题,你的方法也用不上。但我告诉你,这个方法很管用,关键是你有没有决心去做。

当时我是怎么做的呢?我有一套采购人员的管理程序,但是这套程序首先要配备两件东西,一个是致客户的公开信,一个是致采购人员的信。

(1)致客户的公开信

××客户:

非常荣幸我们能够一起合作,希望我们能形成长期合作关系,有钱大家赚。

在这里,我给您提三个小小的要求:

第一,您不能给我的采购人员一分钱回扣,否则一经发现,我就永远不会与您做生意,断绝关系。

第二,如果我的采购人员因为您不给他回扣而刁难您,您告诉我,经查属实我马上炒掉那个采购人员,继续与您合作。

第三,您给我的价格必须是合理的,虽然我买您的原材料,但是我会时不时到市场上去抽查这个原材料的价格。如果我在市场上发现别人的原材料在质量一样的情况下比您的便宜,而且便宜很多,那就意味着您在欺诈我。我不会要您赔偿,但是我永远不会再与您做生意。

接到这封信,绝大多数供应商都愿意这么做,因为谁也不愿意给回扣,给回扣是件很麻烦的事。医疗器械的回扣是最厉害的,一个卖医疗器械的人对我说:“李老师,那些拿回扣的人真可恶,如果我们公司给他3万元回扣,他就进我们的医疗器械,另外一家公司给他5万元回扣,他马上拿那5万元回扣不和我们合作了,并且之前拿走的那3万元也不会退给我们。如果我们愿意给他8万元回扣,他又转过来了。他就是这么折腾来折腾去。”

连给回扣的人都对这些采购员恨之入骨,说明他们也不愿意给回扣。所以,有了这封信,我们就能与供应商建立比较好的合作关系。

(2)致采购人员的信

我们对采购人员有什么要求呢?请看下面致采购人员的信。

各采购人员:

在采购原材料时,请严格遵守以下要求:

第一,选择客户时应慎重,掌握“货比三家”的原则;客户确定后应报相应的主管人员,以保证客户资料的完整性。

第二,禁止向客户索取回扣,或借此百般刁难客户。

第三,禁止向客户提出任何虚假建议。公司将不定期抽查产品价格和拜访客户,若发现价格太高或有收回扣现象,将给予开除处分。对公司造成损失者,公司将追究经济责任,包括停发工资、扣款、追究法律责任等。

另外我还想了一个绝招,就是把采购员辞退后,在报纸上面刊登一个辞退声明。辞职声明中会加上离职原因:“××员工因为××原因离开了我们公司,以后与我们没有任何关系。”

我当然也不希望这样做,但这样做可以威慑采购人员:不要碰这件事情

(3)利用回扣砍价

可反过来,如果客户主动给回扣怎么办?那就把这个作为价格谈判的降价依据之一。

有一次,我们企业与一个供应软件的厂家谈价格,先是采购部经理去谈,谈完我出面再谈。谈到最后,全部都谈定了,我就问那厂家的销售人员:“我的回扣呢?”他说:“李总,有回扣,当然有,我们给您留了5%。”我说:“好,算到价格里面去,再砍掉5%。”

也就是说,先不要跟供应商提回扣,等什么都说定了再同他说回扣,然后把价格再砍下来一部分。这正是砍价的艺术。

(4)如何应对采购人员的离职问题

当然,这里还有一个问题,就是有可能采购人员会不愿意在我们这里工作。为什么?因为他在别的地方有回扣,这里没回扣,工资又不高。

那怎么解决这个问题呢?我想了一个办法,给员工指明了另外一条光明大道:事先规定供应商降价的比例,例如降价指标是3%,如果降价比例超过3%,则从超出部分抽出20%作为整个采购部的奖金。

这样一来,一样可以降低价格,降低价格以后照样可以光明正大地拿钱,而且拿的钱也不少。

所以对于采购人员:第一,不让他拿回扣;第二,要给他考核标准。这样,他才能不断要求客户降价。但是,降了价以后,还要给他奖励,否则他就会离职。

这就是消除采购人员“灰色收入”的方法,我自己试过,很有效,但实行这个方法得有一个前提,就是老板要支持你,老板不支持,一切都是空谈。

总之,很多企业的成本就高在采购上,如果企业能与供应商建立长期合作伙伴关系,能管理好自己的采购人员,就可以采购回来质量有保证、价格又合理的产品。这对于企业成本的控制是有很大作用的。

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